Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et conformément au règlement européen sur la Protection des Données Personnelles (dit RGPD) du 27 avril 2016 entrant en vigueur le 25 mai 2018, nous vous informons que :

ANTIKALIA, nom commercial de la SAS XXXXXXXX , ci-après dénommée "L’Agence" s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de traitement de données à caractère personnel.

Les données sont considérées à caractère personnel dès lors qu’elles concernent des personnes physiques identifiées ou identifiables.

Certaines informations personnelles sont obligatoires afin de pouvoir exécuter le service de réservation demandé.

Notre Agence est amenée à collecter les données à caractère personnel de vos collaborateurs telles que notamment : nom, prénom, nom d’utilisateur, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de passeport, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, préférences de voyage, numéro de carte bancaire de l’entreprise.

Nous enregistrons les données lorsque les collaborateurs accèdent à nos services, soit en contactant l’Agence, soit en passant par nos logiciels SBT (plateforme de réservation Internet, application mobile). Nous collectons également à ce titre les identifiants de connexion, cookies, adresses IP, données de localisation, pour les identifier et enregistrer votre activité.

Les données collectées et traitées par l’Agence sont utilisées en vue de :
- la réservation de voyages et la bonne exécution des prestations de voyages réservées,
- la gestion du compte client et l’identification des utilisateurs sur le logiciel de réservation,
- la gestion comptable des déplacements (facturation, élaboration de note de frais, etc.),
- le suivi de la relation clientèle et l’optimisation des services (envoi de newsletter, enquête de satisfaction, gestion d’un programme de fidélité, etc.),
- la réalisation d’opérations commerciales et marketing, uniquement pour des services analogues à ceux fournis,
- la réalisation d’opérations d’analyses et de statistiques.

Notre agence est responsable du traitement des données personnelles des collaborateurs.

Les données collectées par l’Agence pourront être stockées, traitées et transférées :

• aux collaborateurs de l’Agence dont l’intervention est nécessitée pour l’accomplissement des réservations ou le suivi de la relation clientèle;
• aux fournisseurs réalisant les prestations de voyages réservées (hôtels, compagnies aériennes, société ferroviaire, agences de location de voiture, etc.). Ces fournisseurs sont soumis au respect de la législation en vigueur et traiteront vos données conformément à leur propre politique de confidentialité. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de données disponibles sur leurs sites Internet le cas échéant.
• aux sous-traitants mandatés par l’Agence (SBT, Back-office, prestataires techniques, etc.). Les prestataires sont soumis au respect de la législation en vigueur. Ils agissent sur instructions de l’Agence et ne peuvent disposer des données à d’autres fins que celles mentionnées à l’article 2.
• au groupement coopératif Selectour auquel l’Agence est adhérente en vue de la réalisation de certaines finalités mentionnées ci-dessus, notamment statistiques, analyses, opérations commerciales et marketing ainsi que la réservation des voyages en dehors des heures d’ouverture de l’Agence.

Chacun des intervenants, chargé de traiter les données pour le compte de l’Agence, présente des garanties suffisantes permettant de répondre aux exigences législatives et règlementaires.
Les données personnelles ne seront, en aucun cas, cédées à des tiers qui n’interviennent pas sur le traitement des données pour les finalités décrites aux présentes.

Il est possible que l’Agence soit amenée à divulguer des informations concernant vos collaborateurs lorsqu’elle y est tenue par la loi, une injonction ou toute autre mesure judiciaire, notamment dans le cadre des enquêtes judiciaires sur les activités illégales, avérées ou suspectées.

Les données ne seront pas transférées à des prestataires établis en dehors de l’Union Européenne sauf :

• si la prestation de voyages réservée est à destination d’un pays situé en dehors de l’Union Européenne et que la bonne exécution du voyage nécessite de transférer les données à ce fournisseur local établi hors UE.
• Si l’Agence est membre du réseau international d’agences de voyages Radius Travel dont le siège est basé aux Etats-Unis. Radius Travel se conforme aux règles du Privacy Shield, bouclier de protection des données entre l’Union Européenne et les Etats-Unis (Décision d’exécution de la Commission européenne n°2016/1250 du 12 juillet 2016 relative à l’adéquation de la protection).

Lorsque l’Agence est amenée à communiquer les données à un prestataire établi hors UE, elle s’assure que ce prestataire réponde à des mesures de protection appropriées et adéquates.

L’Agence s’engage à assurer la protection des données personnelles des collaborateurs du Client par la mise en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin notamment d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Elle s’engage à veiller à ce que cette protection soit apportée par toute personne susceptible de réaliser un traitement au titre des finalités ci-dessous décrites sur les données personnelles.

Il appartient également au Client et à ses collaborateurs de veiller à la confidentialité des données personnelles. Les identifiants d’accès au SBT ne doivent pas être communiqués à des tiers et les profils doivent être déconnectés par les collaborateurs à chaque utilisation.

L’Agence s’engage à veiller à ce que les données du Client ne soient conservées que pour la durée nécessaire à l’exécution du présent Contrat. Le Client s’engage à informer l’Agence du départ d’un collaborateur de son entreprise afin de pouvoir supprimer les données le concernant.
Le Client s’engage à informer ses collaborateurs de la collecte et du traitement de leurs données personnelles par l’Agence dans le cadre des finalités précisées ci-dessus.

Le Client et chacun de ses collaborateurs disposent d'un droit d'accès, de modification, de rectification, de suppression et de portabilité des données le concernant auprès de l’Agence qui dispose d’un délai de 30 jours à compter de la demande du Client pour lui apporter une réponse.